POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cselaruche.com, via le logiciel de gestion d’activités sociales et culturelles (ci-après « le site ») est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par le CSE , agissant en qualité de responsable du traitement.

1. DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES

Conformément au principe de minimisation, le site ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le site peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous.

Les données traitées par le site, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

 

a) Pour l’identification de l’employé :

– nom, prénom, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles ;
 

b) Pour la situation familiale :

 

– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

c) Pour les éléments professionnels :

– date d’embauche, date de sortie également

 

d) Pour les prestations offertes :

– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

e) Autres : 

2. FINALITÉS DE TRAITEMENT DES DONNÉES

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le site, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’activités sociales et culturelles : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations.
Activités sociales et culturelles pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux de noël, chèques-vacances, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives.
- proposition d’offres promotionnelles. 
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site.
- Respect de la réglementation en vigueur.

3. DURÉE DE CONSERVATION

Le site ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le site est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

Les pièces comptables comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’activités sociales et culturelles (exemple : livret de famille, extrait du contrat de travail, etc.) sont conservés cinq (5) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF.
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES

Les destinataires des données personnelles traitées par le site sont :

- Wix Online Platform Limited aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Wix

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5. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le site s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Voir les  certifications de sécurité Wix ici

Le site veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

6. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de votre CSE en envoyant votre demande :

par courriel à l’adresse : cselaruche@gmail.com
par courrier postal à : CSE Guerlain La Ruche 4 Avenue Gustave Eiffel 28000 Chartres

7. ACTUALISATION DES DONNÉES TRANSMISES

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. EN SAVOIR PLUS

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : Xavier Viollette CSE Guerlain  La Ruche 4 Avenue Gustave Eiffel 28000 Chartres ou par mail : cselaruche@gmail.com

9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

Le site est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.